Festpreisangebot: E-Rechnung im Empfang und Versand

§ 01 Ausgangslage und Ziel

Die Muster GmbH betreibt ein Warenwirtschaftssystem in einer bestehenden Version und verarbeitet Eingangsrechnungen bisher als PDF und Papier. Ausgangsrechnungen werden aus der Warenwirtschaft als PDF erzeugt und per E-Mail versendet. Zwei Kunden aus dem öffentlichen Bereich haben den Empfang strukturierter Rechnungen angekündigt.

Ziel ist, dass eingehende Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD automatisch eingelesen und den bestehenden Vorgängen zugeordnet werden, und dass ausgehende Rechnungen wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF erzeugt werden. Der Arbeitsablauf in der Buchhaltung bleibt dabei, wie er ist.

Ob und ab wann Ihr Betrieb zum Ausstellen strukturierter Rechnungen verpflichtet ist, ist eine Rechtsfrage und keine Leistung dieses Angebots. Geliefert und geprüft wird gegen die genannten technischen Normen und gegen Ihren eigenen Stichtag.

§ 02 Liefergegenstände

• L-01 Empfangsstrecke für XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931, angebunden an das bestehende Rechnungseingangspostfach.
• L-02 Automatische Zuordnung eingelesener Rechnungen zu Bestellung und Lieferant anhand von Lieferantennummer, Bestellnummer und Betrag, mit Klärfall-Liste für alles, was sich nicht eindeutig zuordnen lässt.
• L-03 Versandstrecke: Erzeugung von XRechnung (UBL) und ZUGFeRD-PDF aus den bestehenden Rechnungsdaten, auswählbar je Kunde.
• L-04 Fehler- und Wiedervorlagebehandlung: fehlgeschlagene Verarbeitungen landen in einer Liste mit Grund, Rohdatei und Wiederholungsmöglichkeit, nicht in einem Log.
• L-05 Übergabedokument: Betrieb, Konfiguration, Fehlerbilder und Wiederanlauf auf vier bis sechs Seiten, dazu die Commit-Historie im Repository.
• L-06 Prüfprotokoll nach Anlage A als Nachweis der Abnahme.

§ 03 Abnahmekriterien

Die Abnahme gilt als erteilt, wenn alle folgenden Kriterien erfüllt sind. Jedes Kriterium ist so formuliert, dass es zwei Personen unabhängig voneinander gleich beantworten.

• A-01 Ein Prüfsatz von 20 Eingangsrechnungen (10 XRechnung UBL, 5 CII, 5 ZUGFeRD) wird vollständig und ohne manuellen Eingriff eingelesen. Prüfverfahren: gemeinsamer Durchlauf des Prüfsatzes, Ergebnis als Tabelle im Prüfprotokoll. Erfüllt bei 20 von 20.
• A-02 Mindestens 18 der 20 Rechnungen werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet; die übrigen erscheinen als Klärfall und nicht als Fehler. Prüfverfahren: Abgleich gegen die vorab festgelegte Soll-Zuordnung des Prüfsatzes.
• A-03 Erzeugte Ausgangsrechnungen sind gegen die Schematron-Regeln des KoSIT-Validators fehlerfrei; Hinweise (Warnungen) sind zulässig und im Protokoll benannt. Prüfverfahren: Validierung von 10 erzeugten Rechnungen, Validator-Ausgabe im Original als Anlage.
• A-04 Ein ZUGFeRD-PDF enthält denselben Rechnungsbetrag im sichtbaren PDF und im eingebetteten XML; Abweichung ist ausgeschlossen. Prüfverfahren: automatisierter Vergleich beider Werte über alle Testrechnungen, Ergebnis im Protokoll.
• A-05 Eine bewusst beschädigte Datei führt zu einem Eintrag in der Fehlerliste mit Grund und Rohdatei. Die übrigen Rechnungen werden weiter verarbeitet. Prüfverfahren: Einspielen von drei Fehlerfällen (kaputtes XML, fehlendes Pflichtfeld, unbekannter Lieferant).
• A-06 Die Buchhaltung führt den vollständigen Ablauf einmal selbst durch, allein anhand des Übergabedokuments aus L-05. Prüfverfahren: Durchgang ohne Rückfrage an mich. Dieses Kriterium ist bewusst streng, denn es misst die Qualität der Dokumentation.

§ 04 Nicht enthalten

• Lizenz-, Hosting- und Betriebskosten sowie Kosten eines Peppol-Zugangspunkts
• Versionswechsel oder Aktualisierung der Warenwirtschaft selbst
• Steuerliche und rechtliche Beurteilung von Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation und Meldepflichten
• Schulung über die einmalige Übergabe nach A-06 hinaus
• Laufender Betrieb und Fehlerbehebung nach der Abnahme, dafür gibt es die Wartung

§ 05 Festpreis und Zahlungsplan

Der Preis ist ein Festpreis für den in § 02 beschriebenen Umfang. Änderungen am Umfang werden vor der Umsetzung schriftlich als Nachtrag angeboten; ohne Ihre Freigabe entsteht kein zusätzlicher Aufwand und keine zusätzliche Forderung. Es gibt keine Stundenzettel und keine Nachberechnung nach Aufwand.

§ 06 Termine und Mitwirkung

Lieferzeit 10 Werktage ab Beauftragung und Bereitstellung der Zugänge. Zwischenstände jeden zweiten Werktag schriftlich, mit Fortschritt, offenen Punkten und Entscheidungsbedarf.

Damit dieser Termin hält, brauche ich von Ihnen:

• Zugang zu einer Testinstanz der Warenwirtschaft (kein Produktivzugang nötig)
• 20 echte oder realistisch nachgebaute Rechnungen als Prüfsatz
• eine benannte Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis, erreichbar per E-Mail innerhalb von zwei Werktagen

Verzögert sich eine dieser Mitwirkungen, verschiebt sich der Liefertermin um mindestens die Dauer der Verzögerung. Das steht hier, damit es später keine Diskussion darüber gibt.

§ 07 Rechtlicher Rahmen

• R-01 Werkvertrag nach §§ 631 ff. BGB. Geschuldet ist der Erfolg nach § 03, nicht eine Tätigkeit.
• R-02 Gewährleistung 12 Monate ab Abnahme auf das abgenommene Werk.
• R-03 Nutzungsrechte am erstellten Quellcode gehen mit vollständiger Zahlung auf Sie über, ausschließlich und zeitlich unbegrenzt. Vorbestehende und allgemein wiederverwendbare Komponenten des Auftragnehmers bleiben bei diesem; daran erhalten Sie ein einfaches, übertragbares Nutzungsrecht (§ 9 Abs. 3 AGB). Eingesetzte Fremdbibliotheken behalten ihre eigene Lizenz; die Liste liegt dem Übergabedokument bei.
• R-04 Übergabe als Merge Request in Ihr Repository, mit Commit-Historie und Migrationsschritten.
• R-05 Angebot ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Alle Beträge netto zzgl. Umsatzsteuer.

Anlage A Prüfprotokoll zur Abnahme

Das Protokoll wird gemeinsam durchlaufen und liegt der Abnahme bei. Es enthält die Kriterien aus § 03, das angewandte Verfahren und das Ergebnis, ohne Bewertung und ohne Fließtext. So sieht es im Muster ausgefüllt aus.

Die offene Zeile bleibt bewusst im Muster stehen. Ein Protokoll, in dem alles im ersten Durchlauf erfüllt ist, hat niemand ernsthaft durchlaufen. Nicht erfüllte Kriterien führen zur Nachbesserung im vereinbarten Rahmen und zu einem zweiten Eintrag. Worüber sich streiten ließe, ist vorher festgelegt.

§ 08 So bekommen Sie das für Ihren Fall

Anfrage mit zwei, drei Sätzen zum System und zum Ziel. Meist innerhalb von 24 Stunden an Werktagen kommt dieses Dokument mit Ihren Zahlen oder die Rückfragen, die dafür noch fehlen. Die Anfrage verpflichtet Sie zu nichts.

Angebot für meinen Fall anfragen Erst den Schnellcheck machen Antwort meist innerhalb von 24 h, spätestens nach zwei Werktagen · Bindefrist 14 Tage