E-Rechnung in WooCommerce: was ab 2027 gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie im Geschäft mit anderen Unternehmen ab 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, und ab 2028 alle. Für einen WooCommerce-Shop heißt das: Rechnungen an Geschäftskunden brauchen ein strukturiertes Format, Rechnungen an Privatkunden bleiben, wie sie sind.
01 Die Fristen
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025 und 2026 | Rechnungen an Unternehmen dürfen noch auf Papier gehen oder, wenn der Empfänger zustimmt, in einem anderen elektronischen Format wie PDF. |
| 2027 | Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen dürfen noch bei Papier oder PDF bleiben. |
| ab 01.01.2028 | Pflicht für alle Rechnungen an inländische Unternehmen. |
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, abgerufen am 23.09.2026. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.
02 Wen es betrifft
Die Pflicht zum Ausstellen gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Verkauft Ihr Shop nur an Privatkunden, ändert sich beim Ausstellen nichts. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Empfangen müssen alle, auch ein reiner Privatkunden-Shop. Lieferanten, Hoster und Dienstleister schicken ihre Rechnungen zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD.
03 Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann. In Deutschland sind das in der Praxis XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht. Ein gewöhnliches PDF aus dem Shop ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird.
04 Was Ihr Shop dafür braucht
- Der Shop muss erkennen, ob eine Bestellung von einem Unternehmen kommt. Üblich ist ein Feld für Firma und USt-IdNr. im Checkout oder ein eigener Bestellweg für Geschäftskunden.
- Für diese Bestellungen entsteht die Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung. Mehrere deutsche Rechnungs-Plugins für WooCommerce haben dafür Erweiterungen. Läuft die Rechnungsstellung schon über eine Warenwirtschaft oder ein Buchhaltungsprogramm, erzeugen Sie die E-Rechnung besser dort.
- Die Daten müssen vollständig sein, also alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchen zusätzlich deren Leitweg-ID.
- Vor dem Livegang sollte jede Art von Rechnung einmal durch einen Validator laufen, etwa den der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Eine Datei, die dort durchfällt, kann der Empfänger zurückweisen.
05 Und der Empfang?
Für eingehende Rechnungen brauchen Sie ein Programm, das die XML-Datei lesbar darstellt und übernimmt. Die meisten Buchhaltungsprogramme können das, ein normales E-Mail-Programm zeigt nur Code an. Aufbewahrt wird die Datei im Originalformat, ein Ausdruck reicht dafür nicht.
06 Wenn Sie es nicht selbst machen wollen
Die steuerliche Beurteilung Ihres Falls gehört zu Ihrer Steuerberatung. Die technische Seite setze ich zum Festpreis um: E-Rechnungen aus Shop oder Warenwirtschaft mit Prüfprotokoll ab 1.900 €, die Anbindung an Peppol ab 900 € zusätzlich, jeweils netto.